L’onboarding chez 6TM Group : Donner les bonnes clés dès le départ

Intégrer une nouvelle entreprise représente beaucoup de choses à assimiler en très peu de temps. De nouvelles personnes, de nouveaux projets, de nouvelles habitudes de travail, etc. Chez 6TM Group, nous essayons de préparer chaque arrivée avec attention et surtout de ne pas considérer l’onboarding comme une simple formalité RH. Parce qu’une bonne intégration commence bien avant le premier jour.

Par Pauline Crutel, chargée de recrutement chez 6TM Group

Quand on parle d’onboarding, on pense souvent au premier jour : l’accueil, la découverte des bureaux, les présentations, etc. Pourtant, tout commence bien avant !

Entre la signature du contrat et l’arrivée chez 6TM Group, il peut parfois s’écouler plusieurs semaines, voire plusieurs mois. C’est pourquoi, il paraît essentiel de maintenir un lien durant cette période plus au moins longue.

Prendre des nouvelles, répondre aux questions, rappeler les prochaines étapes, faire un point quelques jours avant l’arrivée. Ces actions assez simples évitent finalement que la personne ait le sentiment d’avoir signé son contrat puis de disparaître de nos radars jusqu’au jour J.

Et puis, de notre côté aussi, l’intégration se prépare aussi !

Aux côtés du responsable d’équipe, nous travaillons sur le planning des premières semaines : les personnes à rencontrer, les rendez-vous importants, les temps d’équipe auxquels participer, les éventuels points spécifiques liés au poste.

Notre process d’intégration prévoit aussi une partie très concrète : préparation du poste informatique et des accès par la DSI, organisation du petit-déjeuner et du déjeuner d’accueil, ajout aux différents canaux de communication de l’équipe, invitations aux dailys d’équipe ou encore programmation des premiers 1-to-1. 

Ce sont parfois des détails, mais ils comptent énormément pour que la personne se sente pleinement intégrée.

Quand cette dernière arrive et que son ordinateur est prêt, que ses accès fonctionnent et que son planning existe déjà, elle comprend immédiatement une chose : son arrivée a été préparée.

Et ça change beaucoup la première impression !

Le premier jour est évidemment un moment très important pour les nouvelles recrues ! Chez 6TM Group, nous commençons généralement par un petit-déjeuner et un déjeuner avec l’équipe histoire de tous faire connaissance. C’est important pour la cohésion.

Quand on demande aux nouveaux collaborateurs ce qu’ils ont apprécié pendant leur arrivée, l’accueil revient très souvent. Et notamment ce petit-déjeuner. Ça peut sembler anecdotique, mais c’est justement ce genre de moment qui permet de mettre rapidement des visages sur des noms, de discuter autrement que dans une réunion et de commencer à prendre sa place dans l’équipe.

En tant que chargées de recrutement, nous prenons aussi le temps nécessaire avec chaque nouvel arrivant. Nous revenons ensemble sur le fonctionnement de 6TM Group, les équipes, le trombinoscope, le guide de bienvenue, les informations pratiques et tout ce qui peut lui permettre de comprendre plus facilement son nouvel environnement. 

Et surtout, la porte reste ouverte aux questions. C’est d’ailleurs quelque chose qui ressort souvent dans les retours que nous recevons : chez 6TM Group, tout le monde est très accessible !

Pouvoir aller voir quelqu’un, demander une information, solliciter son responsable ou l’équipe RH sans avoir l’impression de déranger est essentiel tout au long de la vie en entreprise.

Pour que l’intégration soit réussie, il faut aussi donner rapidement des repères. Quand on arrive dans une entreprise, il y a beaucoup de choses à assimiler en même temps : les personnes, les clients, les projets, les outils, les méthodes, les habitudes d’équipe, etc. Il est donc particulièrement important d’éviter d’ajouter du flou sur ce que l’on attend de la personne.

Pendant la première semaine, le responsable d’équipe prend ainsi le temps de présenter les process, la méthodologie de l’équipe et surtout les objectifs et les attendus de la période d’essai. Le suivi s’appuie notamment sur la fiche de poste et sur notre trame de validation de période d’essai. 

Un point RH est également organisé environ une semaine après l’arrivée avec pour objectif de savoir comment se sont passés les premiers jours. Est-ce que la personne a toutes les informations nécessaires ? Est-ce qu’elle comprend son environnement ? Est-ce qu’il reste des questions ? Des choses à éclaircir ?

C’est souvent à ce moment-là que les premières impressions commencent vraiment à se préciser.

Même si nous avons un cadre commun, nous essayons aussi de ne pas construire exactement le même parcours pour tout le monde. Lorsque nous préparons une arrivée, nous réfléchissons aux personnes qu’il lui sera intéressant de rencontrer selon le métier.

Un chef de projet pourra par exemple avoir besoin d’échanger rapidement avec ses homologues. Un développeur rencontrera d’autres membres de son équipe ou de sa tribu. D’autres fonctions auront besoin de rendez-vous spécifiques avec certains interlocuteurs.

L’idée est d’avoir un socle commun, tout en laissant suffisamment de souplesse pour que l’intégration soit réellement utile à la personne.

L’onboarding ne s’arrête évidemment pas une fois la première semaine passée. Plusieurs temps forts viennent rythmer les premiers mois.

Il y a notamment notre Welcome Lunch avec Stéphane Trémier, CEO de 6TM Group. C’est un moment volontairement  informel, qui permet aux nouveaux collaborateurs de faire davantage connaissance avec Stéphane et surtout de lui poser toutes les questions qu’ils souhaitent. Des questions sur l’histoire de 6TM, notre fonctionnement, nos choix, les projets ou parfois des sujets qu’ils n’oseraient peut-être pas aborder dans un autre contexte.

C’est justement ce qui rend ce moment intéressant.

Sans oublier le rapport d’étonnement, proposé à mi-période d’essai, généralement autour de deux mois après l’arrivée. 

À ce moment-là, la personne connaît déjà suffisamment bien l’entreprise pour avoir un avis construit, tout en gardant encore son regard de nouvel arrivant. Et c’est précieux !

Qu’est-ce qui l’a surprise ? Qu’est-ce qu’elle a particulièrement apprécié ? Qu’est-ce qui lui a semblé moins clair ? Quelles difficultés a-t-elle rencontrées ? Qu’est-ce que nous pourrions améliorer pour les prochaines arrivées ?

Ce temps permet évidemment de vérifier que l’intégration se passe bien, mais aussi de nous remettre en question.

Parce qu’un onboarding fonctionne dans les deux sens. Nous donnons des clés au nouveau collaborateur, mais son regard nous aide aussi à améliorer nos pratiques.

L’intégration passe également par plusieurs temps de découverte et de formation.

Parmi les passages prévus, il y a notamment la formation « Les Fondamentaux de l’IA ». Aujourd’hui, l’intelligence artificielle fait partie de l’environnement dans lequel évoluent nos équipes et des expertises que nous proposons à nos clients via Goria. L’idée est donc de permettre à chacun d’avoir un socle commun et de mieux comprendre les sujets dont nous parlons au quotidien, quel que soit son métier.

Finalement, l’accompagnement continue jusqu’à la fin de la période d’essai et au-delà ! Le responsable d’équipe réalise un bilan à mi-parcours puis un échange en fin de période d’essai afin de revenir sur les objectifs fixés au départ, les réussites, les éventuels points à travailler et la suite. 

De notre côté RH, nous continuons à échanger régulièrement avec le responsable d’équipe et avec le collaborateur.

Nous avons actuellement plusieurs opportunités ouvertes chez 6TM Group avec plusieurs recrutements en cours ou à venir dans nos équipes. Si vous souhaitez découvrir nos projets et notre manière de travailler, retrouvez nos opportunités de recrutement. Peut-être que le prochain petit-déjeuner d’accueil sera le vôtre !