Pourquoi vos équipes sont déjà prêtes pour la transformation digitale !

Publié le 30/12/2021
Article de blog 6TM

« Les collaborateurs vont-ils facilement accepter de nouveaux outils digitaux ? » En tant que business developer chez 6TM, la résistance au changement est un sujet sur lequel j’échange régulièrement avec des entreprises souhaitant commencer leur transformation digitale. Avec le temps, et notamment en discutant avec mon père, commercial lui aussi, j’ai acquis une conviction : en réalité, les équipes sont déjà bien engagées dans la voie du changement, parfois même sans le savoir.

Le travail avant le digital, vous vous en souvenez ?

Lorsqu’on parle digitalisation, on a souvent le sentiment que tout se joue maintenant, en oubliant que la plupart des métiers sont en cours de transformation depuis au moins deux décennies. Prenons l’exemple des commerciaux, avec une anecdote qui m’a été racontée par mon père.

Savez-vous quel était son rituel lorsqu’il était en déplacement, dans les années 90 ? À l’époque, il devait consacrer plusieurs heures aux tâches suivantes : 

  • Appeler la secrétaire pour savoir qui avait essayé de le joindre ;
  • Noter les noms comme il pouvait (le stylo dans une main, le combiné dans l’autre) ;
  • Retrouver les numéros des personnes concernées, soit dans son calepin, soit dans l’annuaire ;
  • Rappeler ses prospects et clients…le tout dans l’atmosphère moite et plutôt glauque d’une cabine téléphonique.

Aujourd’hui, une telle scène semble impensable et permet de mesurer à quel point les équipes, tous secteurs et métiers confondus, ont modifié leur façon de travailler depuis les années 2000.

Ces outils digitaux que nous avons déjà adoptés

Lorsque le téléphone portable a fait son apparition, les collaborateurs ont vite compris que celui-ci allait leur faire gagner du temps, dans un premier temps pour appeler les prospects, clients et collègues, puis dans un second temps pour accéder à de nombreuses informations via le web. 

Les choses sont donc claires : lorsque les équipes comprennent qu’un outil va leur permettre de travailler plus efficacement, elles sont partantes pour l’utiliser, ou au moins le tester ! Après les épisodes de confinement, les entreprises ont d’ailleurs toutes un pied dans le digital, même si elles ne s’en rendent pas toujours compte. C’est ce qui se passe avec la visio, que les collaborateurs ont désormais le réflexe d’utiliser pour les rendez-vous ne nécessitant pas un échange en face à face. Grâce à ce procédé, ils expérimentent de façon très concrète les opportunités et atouts du digital :

  • gagner du temps (la visio évite de passer du temps dans les transports) ;
  • profiter du temps économisé pour se concentrer sur leur cœur de métier ;
  • étendre leur zone d’intervention (comme les déplacements sont supprimés, il devient possible de partir de partir à la rencontre de prospects, clients et partenaires sans se fixer de limites géographiques) 

De nouvelles opportunités à explorer pour les équipes

Les outils digitaux pour faciliter le quotidien des équipes ne manquent pas. Parmi eux, deux types de solutions devraient particulièrement les intéresser.

Les CRM (Customer Relationship Management) servent à piloter la relation client, notamment à :

  • centraliser les contacts et les informations (ce qui est tout de même bien plus pratique que le système de fiches Bristol de mon père ) ;
  • organiser la prospection ;
  • planifier les différentes actions commerciales, en programmant les rappels et relances ou mêmes des messages ;
  • suivre les résultats commerciaux.

Un CRM évite donc de perdre du temps à chercher les informations et à les saisir manuellement. Il structure l’activité commerciale en misant sur un mode de fonctionnement plus collaboratif.

La création d’un extranet client constitue par ailleurs une autre façon de faire du business, en donnant la possibilité aux clients de passer commande en ligne. Sans surprise, cette solution améliore la performance commerciale, puisque les clients peuvent commander 24h/24, et pas uniquement sur les temps d’ouverture du magasin physique. Ce type d’outil générant la préparation automatique des commandes, il présente aussi l’avantage de décharger les équipes du temps passé à traiter les commandes par téléphone. 

touche entrée clavier

Vers des pratiques écoresponsables

Comme vous l’aurez compris, les équipes ont tout intérêt à s’engager dans la voie de la transformation digitale, l’essentiel du travail à réaliser consistant à leur expliquer la démarche en les associant à la réflexion.

Le passage au digital se présente comme un levier pour adopter de nouvelles pratiques plus écoresponsables. Déplacements, envoi de catalogue, impression d’une multitude de documents (devis, contrats, brochures etc.)… le business génère des activités polluantes que le digital permet de limiter. Les interactions sont en effet dématérialisables, avec la possibilité, par exemple, de proposer une version numérisée du traditionnel catalogue. Accessoirement, l’abandon du papier conduit à celui des pièces de stockage grâce au système GED, ce qui représente un gain de place appréciable en entreprise.

En résumé, l’adoption d’outils digitaux constitue l’opportunité de limiter un certain nombre de frais et la consommation de papier, tout en offrant aux équipes les moyens de gagner en productivité et en confort. Pour poursuivre la réflexion sur la transformation de votre entreprise, consultez également notre article sur les 7 points clés pour un projet digital réussi.